Collaborare online

Lavorare in una startup significa passare lunghe ore davanti ad un computer.

Tworeads non possiede (ancora) un ufficio: veniamo da città diverse, anche se stiamo convergendo tutti a Milano.
Questo significa necessariamente lavorare online, ergo collaborare online: abbiamo bisogno di vari strumenti per poter gestire, insieme e online, tutte le fasi del lavoro.
Prendere decisioni, ad esempio, è la cosa più complessa e cerchiamo di farla fuori dal computer: almeno una volta a settimana, ci troviamo per fare il punto della situazione. La comunicazione “faccia a faccia” rimane imbattibile per questo: facciamo il punto della situazione, l’analisi di ciò che è successo (successi e fallimenti), il piano a breve e medio termine, affrontiamo eventuali problemi.
Per il resto, necessariamente, ci rivolgiamo a strumenti. Questo è il nostro setup attuale.

Per la comunicazione di tutti i giorni, utilizziamo Slack.
All’inizio, banalmente, comunicavamo via mail, ma già dopo un paio di settimane la situazione era diventata insostenibile. Troppe mail, troppo caotico ritrovare l’ultima versione di un testo o di una decisione.
Slack è una chat multiutente, in cui si possono definire vari canali, in cui ogni canale di discussione è dedicato ad un argomento. In più, possiamo avere chat private fra i diversi membri (molto utile per evitare di inondare gli spazi pubblici con messaggi non utili per tutti). Altre features fondamentali sono la possibilità di integrare documenti dentro Slack, e un motore di ricerca molto efficace.
Dal primo giorno è diventato il nostro punto di ritrovo e non sapremmo più lavorare senza.

Per la scrittura di documenti condivisi, nonostante Andrea e Lorenzo volessero optare per un wiki (deformazione professionale…), abbiamo scelto di rimanere su Google Docs, che offre comunque un buon supporto per la categorizzazione, i commenti e la scrittura collaborativa (con in più la possibilità di gestire in maniera molto semplice il layout e l’inserimento di immagini). La mail è pessima quando vuoi scrivere un documento a quattro, sei o otto mani. Google Docs da anni si è ritagliato un’enorme fetta di utenti, e per noi rimane meglio di Dropbox (che comunque usiamo come archivio condiviso). Rimane scomodo per collegare i documenti fra loro (in questo i wiki rimangono insuperabili) ma per ora è un problema secondario.

Per l’organizzazione del lavoro, abbiamo optato per Trello, una sicurezza per le startup di mezzo mondo. Trello permette di gestire vari utenti, di assegnare task ad ognuno, di dare deadline, scrivere commenti per ogni task, inserire e rimuovere con facilità task e attività. Sicuramente siamo all’inizio, e ne stiamo sfruttando solo in parte le potenzialità. Un semplice Google Calendar ci aiuta a mantenere le deadline e segnare gli eventi.
Per il momento, non abbiamo Gantt chart, ma sarebbe utile averle (e rispettarle!).

Per lo sviluppo software stiamo usando Bitbucket, che permette la creazione gratuita di repository git privati. Ci serviva infatti qualcosa per poter lavorare in maniera condivisa ma privata: appena avremo qualcosa di rilasciabile in open source non è escluso potremmo passare a Github.

Per il blog abbiamo scelto, con poca originalità e ottimi risultati, WordPress.

Al momento, non stiamo sperimentando altri software, e ci pare di aver raggiunto un buon stabilità. E voi, avete altri strumenti da consigliarci?

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